微软将SharePoint电子签名服务集成至Word，提升文档签署效率

2023年6月6日，微软在其官方博客中宣布了一项备受期待的更新：SharePoint原生电子签名服务已成功集成到Microsoft Word中。这一举措将大幅提升用户的文档签署效率，让用户能够更为便捷地处理签署事宜，而无需繁琐的手动操作。

直接在Word中发起电子签名请求

通过这一新功能，用户可以不必将Word文档转换为PDF或切换至其他应用程序，就能直接在Word中发起电子签名请求。这对于那些经常需要处理合同、协议或其他法律文件的人简化了工作流程，减少了时间成本。同时，用户还可以方便地创建电子签名模板，大幅提高文档审批的速度，避免了传统实体签署所需的繁琐步骤。

电子签名功能的核心优势

1. 无缝集成与易于访问

用户可以通过Word的插入功能区轻松访问电子签名功能。这意味着在编辑或查看文档时，用户可在其中添加签名域并直接发送签名请求。此项改进消除了因更改应用程序而产生的效率损失，确保用户可以高效完成所有文档签署任务。

2. 自动生成PDF副本

一旦发起签名请求，系统会自动生成PDF副本供签署使用。完成签署后，该PDF文件将被安全地存储在原Word文档所在的SharePoint位置，整个流程都在Microsoft 365的信任边界内完成，这样不仅方便，还确保了用户数据的安全和合规。

3. 模板重用简化重复流程

除了单次的签名请求外，用户还可以直接将Word文档复用为电子签名模板，这一功能特别适合于需要多次签署相似文件的用户。例如，合同、协议书等重复使用的文档，可以有效减少创建新文档的时间，提高工作效率。

4. 集成审计追踪与通知功能

在文件的签署过程中，收发双方将会收到邮件通知，签署完成的PDF中会包含完整的活动记录（审计追踪）。这不仅有助于验证签署时间和签署人身份，还增强了文档的法律效力，为后续的法律事务提供更多保障。

5. 安全合规控制

在安全性方面，IT管理员可以通过Office组策略为特定用户启用这一功能，并限制其在特定SharePoint站点的使用。同时，所有电子签名活动均会被记录在Purview审计日志中，进一步确保了整个签署过程的透明和可追溯。

期望的推广计划

微软表示，这项新的电子签名功能将面向Microsoft 365的当前频道及Beta频道用户推送，预计将在7月初完成在美国、加拿大、英国、欧洲及亚太地区的部署，并计划在2025年底前覆盖全球。这一快速的推广计划体现了微软在提升用户体验及服务方面的积极态度。

启用步骤与客户端要求

对于希望启用这一功能的管理员需要在Microsoft 365管理中心进行设置，具体步骤包括：

启用SharePoint电子签名并勾选Word选项。

通过Intune或组策略管理应用，允许SharePoint电子签名用于Microsoft Word的相关策略。

值得注意的是，用户需使用Word桌面版（Microsoft 365当前频道或Beta频道）才能享受到这一新功能。

微软此次将SharePoint电子签名服务整合到Word中的创新之举，不仅大幅提高了文档签署的效率，而且增强了用户在操作过程中的便利性与安全性。随着这一功能的不断推广与普及，企业及个人用户都将受益于更为高效、安全的电子签名流程，相信在未来的工作环境中，电子签名将会成为一种更为普遍且必要的需求。

从更长远的角度来看，微软在文档管理和在线协作领域的不断创新，正朝着提升用户工作效率与安全性的目标不断迈进。期待通过这项新功能的广泛应用，能够在数字化办公的浪潮中，为更多用户创造出更为优质的工作体验与服务。